Betegkartoték: A betegkartoték a páciens személyes adatainak és ellátási előzményeinek rendezett nyilvántartása a rendelőben, papíron vagy elektronikusan, amelyből az ellátók látják, mi történt korábban.
A gyakorlatban két rétege van. Az adminisztratív réteg az elérhetőség, a foglalások, a számlák és a kommunikáció, ezt sok rendelő CRM-ben vagy foglalási rendszerben vezeti. Az egészségügyi réteg a vizsgálatok, kezelések, leletek és az orvosi dokumentáció, amelyre az egészségügyi adatokról szóló 1997. évi XLVII. törvény (Eüak.) vonatkozik.
Az Eüak. 30. §-a szerint az egészségügyi dokumentációt az adatfelvételtől számítva legalább 30 évig, a zárójelentést legalább 50 évig kell megőrizni; a képalkotó eljárással készült felvételt 10 évig, a róla készült leletet 30 évig. Ezért szoftverváltáskor a régi adatok sorsát is előre meg kell tervezni: törölni nem lehet őket csak azért, mert a rendelő új programra áll át.
Elektronikus kartotéknál a jogosultságok, a naplózás és a rendszeres, visszaállítással is kipróbált mentés legalább olyan fontos, mint a funkciók.
Szoftverváltáskor a kartonok teljes, olvasható átvitele az első kérdés, amelyet a régi és az új szolgáltatónak is fel kell tenni.